SafeQ

Tiskové řešení SafeQ a redukce nákladů na tisk

  • Toto řešení je vhodné pro všechny:
  • Výroba
  • Finance
  • Školství
  • Služby
  • Veřejná správa

Řešení SafeQ je k dispozici ve třech základních edicích - Instant Edition hlavně pro menší firmy, Professional Edition pro středně velké společnosti a Enterprise Edition pro největší podniky, finanční korporace či poskytovatele veřejných služeb. Tyto edice se také liší množstvím podporovaných funkcí a mezi hlavní oblasti, na které je řešení SafeQ zaměřeno, patří úspora nákladů, monitoring tisku a zajištění bezpečnosti dat.

Nová edice YSoft SafeQ® Crisis Package je pak určena primárně malým a středním firmám nebo projekčním společnostem, které hledají způsob, jak redukovat své výdaje na tisk, neboť ještě rozšiřuje dostupné prvky pro maximální snížení tiskových nákladů (detaily najdete na www.tiskovareseni.eu). Toho je dosahováno volbou méně nákladných možností tisku (zvolení levnějšího černobílého místo barevného tisku anebo také oboustranného pro úsporu papíru), komplexním sledováním tisku jednotlivých uživatelů či dodržováním nastavených limitů pro jednotlivá oddělení. Těm pak mohou být případné zbytečné či soukromé tisky, jenž jsou ve firmách již tradičně zdrojem zbytečných a ne právě malých výdajů, díky detailnímu přehledu o jednotlivých uskutečněných úlohách, naúčtovány. Řešení SafeQ lze také využít pro pravidelné vyhodnocování či sledování nákladů firmy.

Co se týká účtování vytištěných stran, to je v SafeQ řešeno poměrně sofistikovaně, neboť nejsou monitorovány jen počty kopií, zda jde o barevný či černobílý tisk nebo jestli se jedná o jednostrannou či oboustrannou kopii, ale sledováno je i pokrytí jednotlivých stran tonerem, což vede k velmi přesnému výsledku a výpočtu ceny. Pokrytí je stanoveno na základě rozboru zpracované úlohy v určitém rozlišení, přičemž čím vyšší rozlišení, tím přesnější účtování. Podporovány jsou jak lokální, tak síťové tiskárny. Technicky může být účtování zajištěno jak off-line, kdy jsou monitorovány počty stránek, které jsou odeslány na tiskárnu, tak on-line. V případě on-line účtování však server sleduje konkrétní tiskárnu při každém tisku a účtují se tedy jen opravdu vytištěné stránky (ne např. stornované, zaseklé a podobně), což je speciální vlastností právě jen řešení SafeQ.

Jak již bylo řečeno, po vyhodnocení pak mohou být jednotlivým oddělením či konkrétním zaměstnancům účtovány náklady na nadbytečný tisk. Současně také SafeQ obsahuje možnost přímé platby za tisk prostřednictvím snímačů kreditních karet, kdy jsou uživatelům nastaveny určité limity kreditu, který je pak odčerpáván dle využívaných úloh a může být zpětně dobíjen. Pro různé skupiny uživatelů lze navíc nastavit různé druhy účtování a tato vlastnost může najít hojného uplatnění např. ve školách, kopírovacích centrech a podobně, kdy lze nastavit rozdílný způsob účtování zaměstnancům a dalším uživatelům.

Podle výzkumů společnosti Y Soft po nasazení SafeQ dochází jak ke krátkodobému, tak i k dlouhodobému snížení tisku ve firmách a dosazení vyšší efektivity spojené s finančními úsporami. Konkrétní úspory se pak podle informací Y Soft pohybují kolem 40 %, což zaručuje rychlou návratnost investice. V současné ekonomické situaci tak SafeQ může napomoci k lepšímu hospodaření celé firmy a jejímu efektivnějšímu fungování, což je cíl, ke kterému dnes směřuje většina společností bez ohledu na velikost či odvětví, ve kterém působí.

Návratnost investice

Optimalizace celého tiskového prostředí přináší opravdu velké investice. Kdy je možné očekávat jejich návratnost?

Hlavním důvodem, proč si firmy a instituce pořizují tisková řešení je snížení nákladů na tiskové prostředí a možnost centralizace většího počtu tiskáren. Firmy a korporace po instalaci SafeQ dosahují dvaceti až třicetiprocentní úspory nákladů na tisk, návratnost investice do celého řešení se pohybuje od 0,8 do 1,1 roku.

SafeQ je výhodná investice

Účtování nákladů na tisk funguje i bez tiskových terminálů, kdy SafeQ server monitoruje přímé fronty a každou vytištěnou stránku zaúčtuje a zaznamená. Tohoto lze využív menších organizacích, kde přístup ke tiskovým strojům je řízen v rámci malého týmu.

Ve velkých organizacích docházích k eliminace tzv. „vedlejších nákladů“, což jsou zejména náklady spojené s úržbou, dražším servisem a správou rozmanitých značek tiskových strojů. Díky možnosti centralizace a přenesení rutinních prací na tiskový server lze docílit znatelných úspor, které vždy vyplynou v analýze.

Určení návratnosti

Pro určení správné návratnosti tiskového prostředí je nutné započítat:

  • Nákup řešení
  • Provoz a správa
  • Mortalita
  • Vedlejší úspory (eliminace rutinních úkonů)
  • Poměr vytištěných barevných a černobílých stránek

Celková návratnost tiskového řešení SafeQ se pohybuje v rozmezí 0,8 až 1,1 roku. V menších organizacích se využívá monitoring přímých front, ve velkých organizacích jsou nejvíce znatelné vedlejší úspory spojené s provozem velkého „tiskového parku“.

Snižování nákladů tiskového prostředí

Lze omezit barevný tisk a kopírování konkrétní skupině zaměstnanců?

Optimalizace tiskového prostředí produktem SafeQ umožňuje přechod od nákladného lokálního tisku k efektivnějšímu a levnějšímu síťovému tisku. Umožňuje také lepší využití reprografických center ve společnosti.

SafeQ snižuje náklady na tisk

Vlivem sledování tisku dochází ke krátkodobému i dlouhodobému snížení objemu tisku. Za pomoci nastavení povolení a zakázání barevného tisku u konkrétních uživatelů nebo skupin lze dosáhnout markantního snížení nákladů na tiskové služby. Je však nutné počítat s postupným nárůstem efektivity celého tiskového prostředí, kdy je kalkulován půlroční interval, kdy se počty stran vyrovnají množství tisku před optimalizací.

Pro pravidelné vyhodnocování a sledování nákladů lze využít SafeQ a to i bez dalších přidaných nástrojů či funkcí jako jsou follow-me či sdílené tiskové fronty.

Sledování nákladů na reprografické služby

Jaké údaje o tiscích a kopiích jsem schopen sledovat? Potřebujeme pravidelné reporty do emailu. Lze to?

Tiskové řešení SafeQ umožňuje sledování množství vytištěných stran, vyhotovených kopií, naskenovaných stránek i odeslaných faxů. Vytištěné stránky lze monitorovat na síťových tiskárnách, multifunkčních strojích, ale i lokálních (stolních) tiskárnách či plotrech.

Výhody sledování nákladů se SafeQ

Sledované údaje u každé stránky (tištěné, kopírované, skenované, faxované):

  • počet stran
  • formát stránky
  • barevnost
  • duplex
  • pokrytí tonerem (pouze přímý a zabezpečený tisk)
  • jméno stroje
  • účetní informace (uživatel, středisko, ...)
  • projekt

Každá stránka je díky účtovacímu systému připsána na vrub uživateli, či středisku, které stránku vytisklo.

Všechny údaje jsou dostupné přes webové rozhraní SafeQ serveru. K dispozici jsou předdefinované přehledy (na uživatele, střediska, či stroje), které lze modifikovat s využitím stejného principu jako kontingenční tabulky v MS Excel. V praxi je tedy možné vytvořit libovolný přehled s ohledem na aktuální potřeby klienta.

Připojení libovolného snímače karet

Využíváme docházkový systém a chcemce naše čipové karty použít i pro přístup k tiskárnám a kopírkám.

Stejně jako uživatelský systém SafeQ, který umožňuje kastomizace, tak i SafeQ Terminal disponuje širokou škálou podporovaný snímačů karet a napojení zcela nových typů. Sjednocené rozhraní pro připojení snímače dovoluje připojení takřka jakéhokoliv typu.

Použijte své karty na docházku se SafeQ

Podporované snímače

Podporovano je kolem 100 různých typů snímačů, které se rozdělují do následujících skupin:

  • bezkontaktní čipové karty
  • kontaktní čipové karty
  • snímač otisků prstů
  • magnetické (průtahové) karty
  • karty s čárovým kódem

Kromě různých typů snímačů lze narazit (zejména v enterprise segmentu) i na fyzicky zakódované snímače, které je nutné nechat vždy dekódovat jejim výrobcem. Možností jak napojit externí systém včetně karet je mnoho, je však potřeba mít na mysli, že volba snímače je a vždy byla volbou klienta. Tiskové řešení SafeQ je navrženo tak, aby se dokázalo všem těmto potřebám přizpůsobit.

Pro hůře ověřitelný typ snímače je k dispozici testovací studio v Brandýse nad Labem. Zašlete 3 kusy karet na otestování a obratem obržíte vyjádření s přesným typem snímače.

Zabezpečený (odložený tisk) a follow-me

Jak zajistit, aby se tisková úloha vytiskla pouze v případě, kdy je její vlastník u stroje?

Zabezpečený tisk (též odložený tisk) je funkcí, která blokuje úlohy poslané do tisku až do doby, než se uživatel autorizuje na tiskovém terminálu u tiskárny. Tiskovou úlohu lze vyzvednout na jakékoliv tiskárně či multifunkčním zařízení vybaveném tiskovým terminálem SafeQ. Uživatel tak má plnou kontrolu nad svými dokumenty.

Zabezpečený tisk se SafeQ

Díky možnosti odeslat tiskovou úlohu ze serveru až po autentizaci uživatele jeho čipovou kartou u síťové tiskárny, je možné se kdykoliv rozhodnout, na které tiskárně chcete dokumenty vytisknout. Tato uživatelsky velmi příjemná funkce se nazývá follow-me.

SafeQ při využití funkce follow-me vždy kontroluje kompatibilitu "vyzvedávané" úlohy s tiskárnou a to zejména na úrovni kompatibility tiskových jazyků.

Výhody, které zabezpečený tisk SafeQ nabízí oproti odloženému tisku, které nabízejí některé tiskárny:

  • funkce follow-me
  • není vyžadována instalace harddisku v tiskárně
  • není riziko zcizení úloh ukradením harddisku z tiskárny
  • uživatel se nemusí autorizovat PINem, ale kartou, kterou používá i jinde
  • vlastní úloha neobsahuje PIN
  • není třeba konfigurovat tiskárnu a vytvářet na každé tiskárně účty

tisk produktu  Tisk stránky